Fiche pratiques

Dropbox : itinérance et partage de fichiers

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Dropbox est un logiciel gratuit, multi-plateformes, qui vous permet de bénéficier de 2Go de stockage en ligne gratuitement (pour plus d'espace, le service devient payant). L'accès à cet espace de stockage est sécurisé. En installant ce logiciel, un dossier spécial sera créé sur votre disque dur : il s'agit d'un dossier directement connecté à votre espace de stockage en ligne. Tous les fichiers et dossiers que vous mettrez dans ce dossier spécial seront automatiquement téléchargés sur votre espace de stockage.

Avec Dropbox, vos fichiers vous suivent partout, et vous pouvez les partager avec vos proches (collègues, amis, famille...). Les utilisations peuvent être multiples, mais je vais détailler ici un cas bien précis : le partage de fichiers entre plusieurs utilisateurs.

Télécharger et installer Dropbox

Rendez-vous sur http://www.dropbox.com et cliquez sur "Download Dropbox". Enregistrez le fichier et lancez l'installation une fois le téléchargement terminé.

Si c'est la première fois que vous utilisez Dropbox, laissez le choix par défaut (I don't have a Dropbox account) et cliquez sur "Next" :

Renseignez le formulaire qui apparait pour créer votre compte et cliquez sur "Next" :

Choisissez la quantité de stockage désirée (2GB est largement suffisant dans 95% des cas) et cliquez sur "Next" :

Une petite présentation de 4 diapositives vous est proposée (en anglais). Les 3 premières expliquent ce que j'ai exposé dans l'intro de cet article. La dernière nous intéresse plus particulièrement, car elle explique comment partager un dossier via un menu contextuel :

Je reviendrai sur ce point après la dernière étape de l'installation.
Sur le dernier écran, on a la possibilité de créer un raccourci sur le bureau pour accéder au dossier de Dropbox, et on peut également choisir où sera créé ce dossier (par défaut, il sera créé dans "Mes documents" si vous utilisez Windows, ou dans votre dossier personnel si vous êtes sous Mac ou Linux) :

Cliquez sur "Finish" pour terminer l'installation.

Partager un dossier

Rendez vous dans votre dossier Dropbox, et créez un dossier (pour ce guide, j'ai créé un dossier "test partage"). Faites un clic-droit dessus, choisissez "Dropbox", puis "Share This Folder" :

Vous serez alors redirigé vers le site internet de Dropbox. Si vous n'êtes pas identifié, entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Vous atterrissez sur cette page :

Entrez les adresses e-mails de vos collaborateurs dans le premier champ (en les séparant par une virgule), et éventuellement un message d'accompagnement dans le deuxième champ, puis cliquez sur "Share folder".

Vos collaborateurs recevront un e-mail leur permettant d'accepter votre invitation et ainsi d'accéder à votre dossier. Pour être sûr qu'ils reçoivent bien le message, demandez leur dans un message séparé de vérifier si l'adresse de l'expéditeur (no-reply@dropbox.com) n'est pas considérée comme indésirable par leur logiciel de messagerie.

Si Dropbox n'est pas installé sur l'ordinateur de vos colloborateurs, ils n'ont plus qu'à suivre la procédure détaillée ci-dessus et le tour est joué.

A propos du partage

  • Tous les utilisateurs ayant accès à un dossier partagé peuvent ajouter, modifier ou supprimer des éléments
  • Tous les utilisateurs que vous avez invité à partager un dossier peuvent à leur tour inviter d'autres utilisateurs
  • Seul le créateur du dossier partagé peut supprimer des personnes invitées sur le partage
  • Si 2 utilisateurs modifient en même temps le même fichier, Dropbox prendra en compte les modifications mais dans des fichiers différents.
  • Tout le contenu du dossier partagé est visible par tous les utilisateurs du partage. Il n'est pas possible de créer un sous dossier avec des accès restreints.
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